息抜きロングテール(コラム)

Excelのエラー表示、どうなってるの?!どうしたら?!

こんにちは、椎野です。

あっなんだこれ…と、
仕上がり間近に見つけると、
まことにもって忌まわしきエクセルのエラー表示ですが、
(特に共有で使っている、計算式の入ったシートなど)

これらのエラーの意味を知っていると、
どこに数式の誤りがあるか見当がつきやすくなりますので
念のため、今日は

1)Excelで、遭遇しやすいエラーメッセージについて
2)エラーの原因を調べる方法
3)とりあえず、エラーメッセージを無視して印刷したい!
について、書いてみます。

■1)Excelで、遭遇しやすいエラーメッセージ
#REF!

これはアタマが痛いエラー。
というのも、数式が参照していたセルが削除され、
参照先が消えている、または
参照先が無効、というエラーメッセージです。

例えば「=A2*F2」という式がある状態で、
B列を削除してしまうと、
この式は「=A2*#REF!」になって、
どこを参照していたか、わからなくなりがちです。
セルを削除するときは、注意が必要です。

#N/A
「Not Available…無効」という意味で、
関数の引数に「空欄」のセルを指定している可能性が大きいです。


#DIV/0!
「数値を0で割ろうとしていますよ!」というエラー表示です
(「DIV」は「割り算」の「divide」の略です)

モノを0で割ることはできませんから、
割り算の対象に空白セルを指定しても、このエラー表示になります。


#NAME?
これは、関数の名前そのものや、スペルなどに間違いがあったときに、
「そんな名前の関数はありませんよ?」と
告げてくるエラーメッセージです。なんだか生意気…というのはおいといて、

#VALUE!
「値の指定に誤りがありますよ」という警告です。

「数値」を指定しなければならない数式に、
「文字」を指定したときに表示されます。

関数で、数値を指定するべきところで、
文字が入ったセルや文字列を指定してしまったり
文字が入力されているセルを対象に計算しようとしたりするときに表示されます。

たとえ画面上では数字が入っていても、
何かの拍子で「文字列」として設定されている場合も多いです。
↑どのような状態になっているかは、「セルの書式」設定で確かめると良いでしょう。

■2)エラーの原因を調べる方法
このように、「#N/A」や「#VALUE!」といった
ドキッとするエラーメッセージが出てきたら、
「ワークシート分析」ツールバーを使うと良いでしょう。

表示の仕方は簡単…
表示メニューの「ツールバー」
→「ワークシート分析」
をクリックすると
ワークシート分析ツールバーが表示されます。

「エラーチェック」ボタン(黄色いひし形とチェックマークのアイコン)
を押すと、ダイアログボックスが現れます。
(この「エラーチェックボタン」は通常は、一番左にあります。
 クリックせずにカーソルを乗せると、名前を表示してくれるはず)

このダイアログボックスでは
右側にエラーの原因が表示され、
左側にある「計算の課程を表示」をクリックすると、
数式内のどの部分が問題か発見できます。

■3)とりあえず、エラーメッセージを無視して印刷したい!
時間がないので、エラーメッセージの修正はあとからするとして
今はとりあえず印刷したものが欲しい!という場合は…
(よくあることですが)
ページ設定で指定することができます。

メニューバーの「ファイル」→「ページ設定」
ページ設定を開けたら、「シート」のタブを選択します。

「印刷範囲」、「印刷タイトル」の下あたりに、
「セルのエラー」についての処理を選択できますから、
空白などを選択するとOKです。

では、皆様のお仕事がサクサク進みますように!
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