ストレス激減【仕事術】

GTD提唱者デビッドアレンのセミナーとインタビュー

こんにちは。サクサク仕事術の椎野です。

最初に GTD (Getting Things Done)に出会ったのはカナリ前になりますが、
私にとっては、いまやとても大切な仕事術の基本になっています。
「とにかく書き出す」というシンプルさも、
私とは相性が良いようです。

さて、そのGTD。今日は、Biz.ID×GTD!で、
提唱者デビッド・アレンさんに聞く、GTD実践法
という記事がありました。

GTD は、こだわったり、端折ったり、
ソフトウェアを駆使したり、手書きアナログで実行したりと
いろいろな取り組み方が出来るのですが、
私は最近は、手書きの良さも実感しています。
(なにしろWindows Vistaに未だに苦戦中。重いのにはなれましたが(?) お気に入りだったフリーソフトが未だに使えないのが痛いです)

何かの拍子で、書き出すことを怠ったり、
一週間に一度リストを見直す作業ができなかったりすると
すぐにグズグズになってしまい、
どこから手をつけたらいいかわらかない(からすぐに着手しない)(ので、どんどん悲惨な)状態になり勝ちな私は
とても興味深く読みました。皆さんにもシェアです。

Biz.ID×GTD!提唱者デビッド・アレンさんに聞く、GTD実践法
別ウィンドウで開きます↑

ここから引用
GTDをマスターしている状態とは、
(1) 頭の中に雑念がなく、今やるべきことだけに集中している状態か、(2) 雑念があったとしてもそれを取り除く方法を知っている状態です」。
デビッドさんはGTDをマスターした状態をそう定義している。
ここまで引用


日本語字幕つきの動画もありましたので、ぜひどうぞ。
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ストレス激減【仕事術】

GTDの黒帯?!

こんにちは、椎野です。
GTD黒帯へのチェックリスト【あなたは何級?】
という記事を発見しました。

私は、簡易式GTD(モドキと笑う人もいますが)を取り入れて、
早くも1年近くたちますが、
続くもんですねえ〜、我ながら驚いています。

途中、さぼったり、忙しさに流されて、
仕事術?それどころか!ってなったことは事実ですが、
そうなると途端に
「ワー!忘れていた!」の小火消し作業が勃発、なんだか
バランスを崩して、落ち着かなくなるんですね。

これではイカンと時間をとって立て直しをした事が数回あるんですが、
結局、自分にあっているようです。

で、Biz.IDのこの記事では、私は何級なんだろう…と思いつつ、
私のは簡易版だからなぁと諦めつつ、

まあ、それよりも、次は、
書き出したことを億劫がらずに始める技を探しているところです。
どうしてもモチベーションのあがらぬ日ってありますよね。
始めてしまえば楽なのに、先延ばし時間を設けて、
やらなきゃ、やらなきゃ、って、
自分で苦しんでしまうような日…。
これを無くす方法を模索中です。

参考↓仕事術・私の方式です


私の簡易GTD(モドキ)はこちら
(全て書き出したあと、すぐ処理できるものはその場で!というGTDのステップを端折っています。
ほかの事をすると、全部忘れるキッチョムさんなせいかくなもので…)

・全て書き出す
   ↓
・頭の中を整理する時間を設けます。
  ・週末に「スケジュールのチューニングタイム」を設けます。
  ・1日の仕事の終わりにスケジュールを見直す「パワータイム」を設けます。
   ↓
・頭の中にあるものを全て外に出します。(アナログ/デジタル、どちらでも)
   ↓
・あちこちに散らばっているものを目の前に集めます。
   ↓
・一つ一つの事柄について、どういう性質かふるい分けしていきます。
 「延期」「資料」「約束ごと」「相手待ち」「個人作業」
   ↓
・「延期」カテゴリを週末のチューニングタイムに入れます(再考するため)。
   ↓
・「延期」以外の分類を、実際のスケジュールに入れていきます。
   ↓
・あとは淡々と実行していきます。途中、頭に浮かぶことは全て書きだします。
   ↓
・一日の終わりのパワータイムで、スケジュールを組みなおします。
   ↓
・週末のチューニングタイムで、スケジュールの進捗状況を見ます。
 →スケジュールの立て方そのものも見直します。


個人作業のフォルダーを、さっさと片付ける…これが、次の目標です。
いちいち、「あー」「うー」などと感情をいれずに、
サクサク片付けられたら、どんなに生産的でしょう〜☆
永遠のテーマのような予感もしつつ

何かの参考になりますように。
タグ:GTD 仕事術
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ストレス激減【仕事術】

ToDoリストから削除する勇気?!

こんにちは。いまだに風邪っぴき・管理人の椎野です。
どうぞ皆さんお気をつけくださいね。
私の場合、風邪かな…と思ってから最初の4〜5時間のうちに
ウガイ・ビタミン補給・風邪のツボ(頭と首の付け根あたり)をグリグリ・あったかーくすると、大丈夫なんです。
その後は、降参ですね。ひたすら、抵抗力が戻るのを待っています…。

さて、気を取り直し…サクサク仕事術*サイトにお立ち寄りいただき、
ありがとうございます。
このサイトでは仕事術時間管理手帳術
「あ、コレいいな」と思った情報やノウハウをご紹介していきます。


貴方様と相性の良い「あ、コレいいな」が見つかりますように。

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さて、GTDを取り入れた仕事術に「全て書き出す」という約束があります。
これがストレス激減仕事スタイルへの入り口ではあるのですが、
これがなかなか、できなくってね…というお声を頂戴しました。

…ごもっともです。
特に最初は、頭にあるものを書けば書くほど
「うわー、こんなにデキナイよー!」と絶叫して逃げたくなるほどの分量ですもんね。

でも、少し勇気を出して考えていけば、
「全部一人でやらねばならぬ」ということはなくて、
少し調整できるか考えてみれば、
「今すぐやらねばならぬ」ということもないのですよね。

仕事、雑事、何もかもがいっぺんに自分を襲ってくるような気持ちになりがちですが(←私デス)
そこで、ぐっと勇気をもって立ち止まり、整理する、
そしてこの整理をするためには、書き出すことが一番精神的に楽な方法だと実感しています。

書き出す時点ではToDoリストを作成しているのではなくて、
後で落ち着いて、実行すること、予定日を決めてやること、延期(または再考)すること、などに振り分けて整理をし、ToDoリストに落とし込むため


…という考え方をすると、気楽に始められるかもしれませんね。

以前To do リストとCould doリストという題名でも触れましたが、

私は、頭の中身を吐き出す書き込みをしてから、
1)やるべきリスト、
2)できるかもしれないリスト、に、分けています。

1)のやるべきリストはスケジュールに組み込み、
2)のできるかもしれないリストは、週末などに再考します。

「できるかもしれないリスト」は普段、忙しい時は心を煩わさないように、
再考する時間以外は目に触れないようにしてあります。
(持ち歩きはしません)

週末などに再考する時間をとって、もう一度見直しています。
このとき、「うーん」と思ったらそのまま置いておきます。
「やらなくてもいいや」と割り切れたら捨ててしまいます。

再考してみて、やっぱりやってみたい!と強く思ったら、スケジュールに入れてみます。

でも、今日、こんな記事を見つけました。

 ToDoリストから切り捨てる勇気

意識するだけでエネルギーは削がれる
 心のなかで「今は保留にしておいて、能率が上がったらやろう」とちょっとでも思っているようではダメです。エネルギーというのは、ほかのことを意識しているだけで削がれてしまうものだからです。

この記事の続きはこちら→平本メソッド・ピークパフォーマンス実践シリーズ・ToDoリストから切り捨てる勇気

なるほど。
これはけっこう勇気がいることですが、
 本当に必要なことだったら、後でまた出てくるものです。あなたにとって本当に必要だったら、完全に消しても、なんらかの形で出てきますから安心してください。また、出てこないものだったら、もともと必要ないもの、そんなに重要じゃなかったものなのです。

と、あります。

私も、ちょっと今週末は勇気をもってやってみようかな、って思っています。
書いてあると安心するんですけど、試してみないとわからないですからね。
また、結果はご報告します。って、数ヶ月かかりそうですが…



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ストレス激減【仕事術】

モチベーションの保ち方。ご褒美はダメ?

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どうしてもやる気になれないことって、ありますか?
私は、あります(涙)。
後から考えると、愚かしいことにも、
「やりたくない、でもやらなくちゃ」って考えているだけでクタクタになっていることさえあるんです。
そのくせ、一度とりかかれば熱中するんですけれど。
(いえ、正直に言うと、やり始めてみたってどうしてもイヤなものはありますが)

でも、まあ、とりかかるまでが一番大変ってことですね。
このページで、こんなものを見つけました。福音になりうるでしょうか?!

仕事を“習慣化”するための方法
先延ばしにしている仕事に取り組むという項目で、シリーズ読み物になっています。

私がオォ!と思ったのは、「同時進行で、行動することと『快よい』の感情を結びつける」という部分でした。

ここから引用です。

行動が終わった後にご褒美、ではダメです。ジムにいって運動して、帰ってきたあとに、「今日はジムに行って、よくがんばったからチョコレート」、ではダメです。これだと運動していない状態と、チョコが結びついてしまう。チョコは行動している最中に食べなくてはいけない。むしろ、帰ってきたときにチョコを食べたらダメです。チョコを食べたかったら、準備をしながらチョコひと口、車に乗りながらチョコひと口、着いたら、ひと口、着替えたらひと口、運動しながらひと口で、最中に食べ終わって欲しいのです。すると、行為そのものがチョコ(=好きなもの)になってきます。

引用ここまで。

なるほど!
では、私もチョコが大好きなので、
やりたくない仕事にとりかかったらチョコを食べていい、ってことにしようかな!
でもそうすると、一ヵ月後の体重が恐ろしいことになっていそうで…(やりたくないことだらけか、椎野さん…(恥))

皆さんの毎日が快適な日々でありますように。


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ストレス激減【仕事術】

GTDはOSだった?

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ダイブ間が開いてしまいました、ごめんなさい!

さて、GTDはストレス激減の仕事術として日本でも人気が出ているようですが、

OSとしてのGTD という記事がありました。

GTDを他の仕事術と比較することで感じる違和感として、
このように述べられていました。
引用>>>
さまざまな時間管理や目標管理などの仕事術は、それ自体もちろん効果的です。
ただ、GTDを身につけることでさらにうまく使いこなせるようになると思っています。
これは同じアプリケーションでもOSが違えば動作が速くなったり、安定したりすることに似ています。
GTDを覚えることはあなたの仕事のOSをバージョンアップすることなのです。
<<<引用ここまで

今回この記事は、
いろいろと脳みそとコンピュータになぞらえた表現が多かったのですが

なるほど、もともとコンピュータというのは、
仕事をサクサク片付けるために開発されたものですから、
(どうも忘れがちですけれど、ね!)
「仕事」というくくりで考えるときは特に、説明がしやすいのかもしれませんね。

コンピュータは、膨大な計算は得意だけれど、複雑な思考は無理です。
そこで、複雑なタスクを振り分けていき、
「コンピュータでもできる」形としてのOSが登場したわけですよね。
その上で、いろいろなアプリケーションを動かす…

私たちは普段気にしませんが、
脳みその容量は膨大で、複雑怪奇ですぐに解決できなくても、
「保留」することができ、さらに、
「無意識」にいろんな考えが流れていくものです。
ただ、脳みその容量が大きいからゆえに、「負担感」という
ストレスも生じてしまいます。
なんだかスッキリしない。

脳みそのどこかではわかっているのだけれど、
言葉になっていないもの。
パソコンだったらフリーズしますね。

人間はわりと無理ができちゃいますから、
こういう感覚も抱えたまま日々を過ごし勝ちですが…

ちょっと忙しいな、参っているかな、と思ったとき、
ここらで脳みそを少し休ませてやろう、というところに
思いが至ったら、物事を単純化していくのは、とてもいい案だと思います。
(ご自分や周りを責める前に…)←かつての私です。ヘトヘトでした。

そしてその良いお手本が、コンピュータというのも、
なんだか不思議な感じがしますが☆

しかしこれ、いろいろな人たちが技術を競って
「仕事を早くラクに済ませるために」凌ぎを削った商品には間違いありませんから
お手本にするには、実にいいものなのかもしれません…ね。





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ストレス激減【仕事術】

仕事術実践・スケジュールとToDo

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今日は仕事術実践の、1日の例をとって見てみます。
まず、この仕事方法の基本は「全て書き出す」です。

この「書き出す」という
プロセスには、ものすごく助けられています。
(多分、私が物忘れが激しくおっちょこちょいなので…)
(そして時々書いたことすら忘れて…←コレばかりは救いようがないです)

では、気を取り直してご説明します。

【毎日やること】
一日の終わりか、仕事の区切りのよいところで、
パワータイムを設けます。
仕事術実践・整理していく2をご参照くださいね)


1)書いたもの、メール、
あちこちに散らばっている仕事を目の前に集めます。
   ↓
2)「延期」「資料」「約束事」「相手待ち」「個人作業」の
カテゴリに分けます。
   *ここが一番頭を使うところです。

3)一つ一つの事柄について、どういう性質かふるい分けしていきます。
 「延期」週末のチューニングタイムまで延期します。
   ↓
 「資料」を収納します(整理は時間ができたとき)。
   ↓
 「約束ごと」(納期、ミーティング、家族との約束)
   ↓
 「相手待ち」(誰かに頼んだもの、チーム仕事で確認事項など)
   ↓
 「個人作業」(自分で黙々とやっていくもの)
      …の順番でスケジュールに組み込んでいきます。

日々新しい仕事は発生するわけですから、
この見直しを1日最低一度は行うわけです。





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月曜日の仕事術

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さて、月曜日です。
さて、片付けなければならぬ仕事はいっぱいあれど
どうもイマイチ、エンジンがかからない…という方、多いのではないでしょうか。

週末(休みの日)とは当然リズムが違いますから、
仕事リズムに戻すのに少々のとまどいがある…
それは仕方のないことですよね。

で、問題はそこからです。


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ストレス激減【仕事術】

仕事術実践・一望法を行う

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初回の「整理していく」項目が終われば、
あとは毎日のパワータイムに見直しをしてくだけです。
(パワータイムって何?
仕事術実践・スケジューリング2)を参照してください)

とはいえ、初回は項目も多いですし、慣れないことは大変です。
週末などに、
じっくりと頭の中身を書き出してしまうのがいいかもしれません。

私の場合、「もう全部書き出した」と思ってから、
さらにたくさん出てきましたから…。

それはさておき、
「全て書き出す」「分類する」「予定をたてる」といった、
ベーシックな仕事術ですが、
実行することで開放されるストレスはとても大きいものです。

特に、夜や仕事の終わりごろに「翌日の予定をたてる」パワータイムを
設けると、仕事のあとの開放感と、翌朝の仕事の始め方に、
とっても大きな差がでるものです。




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ストレス激減【仕事術】

仕事術実践・整理していく(まとめ)

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「整理していく」の1、2を読んでくださってありがとうございます。
文章にして説明すると長くなるのですが、
まとめてみると…



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ストレス激減【仕事術】

仕事術実践・整理していく2

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それではいよいよ、書き出したものたちを、
カテゴリー分けをして、スケジュールに落とし込んでいく続きです。
仕事術実践・整理していく1
を先にご覧くださいね。

「資料」と「保留」のカテゴリーにわけて、
肩の荷を少し降ろした状態です。

では次に、「約束事」をスケジュールに入れていきます。

「約束事」…ミーティング、来客・訪問、締め切り納品日などを、
スケジュールに組み込んで行きます。

家族の誕生日、記念日、友人と遊びに行く予定も
しっかり入れてしまいます。

それから、自分との約束を組み込むのも、忘れないようにしましょう。




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ストレス激減【仕事術】

仕事術実践・整理していく1

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それではいよいよ、書き出したものたちを、
カテゴリー分けをして、スケジュールに落とし込んでいきます。

今、頭に浮かぶんでいたこと、気になること全て、
メモなり、マシンに入力なりされている状態だと思います。

その、今まで書き出した(入力した)ものを目の前に集めます。

カバンの中にメモは残ってませんか?
メールボックスに、予定を組まねばならない案件を含んだメールはありませんか?
心残りのものに振り回されたくありませんから、
全部、整理対象として集めましょう。



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ストレス激減【仕事術】

仕事術実践・書き出す

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「書き出す」の実践を見てみます。
とにかく、頭の中身を空っぽにしていくのが目的です。

紙に書いても、使い慣れたソフトに入れてもかまいません。
ソフトを使う場合は、後でカテゴリ分けをしていきますから、
その時に、カテゴリ別にソートができるように入力します。
(一件ごとに改行するとか、マイクロソフトエクセルだったら、
一つのセルに一件ずつ、とか)

紙に書く場合は、一枚につき一件が後々の整理で楽です。
カード式のメモでも、印刷し損じた裏紙でもかまいません。

この作業、頭に浮かぶこと全てを対象にするのがポイントです。
約束事、心配事、大きなこと、小さなこと、明日必要なこと、数ヵ月後の家族の誕生日、明日のミーティング、食材の補充、次の旅行はどこへ行こう、メールで来ていたミーティングの知らせ、やらなければ、または、やりたいな、どちらも、とにかく全て、です。


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ストレス激減【仕事術】

仕事術・スケジュール調整を夕方なり夜に取る理由

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ストレス激減仕事術の最初のステップは「書き出す」でした。
二番目は「頭の整理をする時間を設ける」として、
 週末(または休みの日)に予備の時間として「チューニングタイム」
 毎日の終わりごろに「パワータイム」をスケジュールに入れました。

やることリストを整理し、明日に備えるパワータイム。
これを、1日の仕事の終わりごろに行うのをお勧めする理由は…。


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ストレス激減【仕事術】

仕事術・頭の整理をする時間を確保2

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ストレス激減仕事術の最初のステップは「書き出す」でした。
二番目は「頭の整理をする時間を設ける」です。

前回、チューニングタイムとして、
週末または本業が休みの日に、予定を入れました。

いよいよ、毎日「頭の整理をする時間」を組み込みます。
チューニングタイムがありますから、
もし、忙しくて頭の整理がしきれなくても、
プレッシャー少なく取り組んでくださいね。

不思議なことに、プレッシャーが少ない方が、
事はいろいろ、上手く運ぶものです。

では、毎日の「頭の整理をする時間」を予定に入れるとき…

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ストレス激減【仕事術】

仕事術・頭の整理をする時間を確保1

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ストレス激減仕事術の最初のステップは「書き出す」ですが、
書きながら考えるのは、予想以上に大変です。

ですから、書く時は書く、考える時は考える、という2ステップにするために、
「頭の整理をする時間」を設け、スケジュールを確保してしまいます。
書き出すのは「覚えているものを書き出す」に集中し、
「仕事を進めるために考える」時間…頭の整理をする時間は、別にとります。
こうすると、それぞれの作業に集中しやすくなります。

頭の整理をする時間は、一日の終わりと、週末または本業が休みの日に用意します。

ではまず、週末または本業が休みの日に、
「スケジュールのチューニングタイム」として、予定を取ります。

このチューニングタイムは、「頭の整理」の「予備」の時間です。

日々のスケジュール管理では整理し切れなかったことや、

優先順位をじっくり決めたり、
ルーチン化されたスケジュールを見直したり、
長期的に物事を見るために使えます。

この時間を先に確保しておくことで、気が楽になるんです。



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ストレス激減【仕事術】

ストレス激減仕事術・フロー

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仕事術の概要について説明していきますね。

それでは、頭の中の事柄を書きだしたあと、
いよいよ整理していくことについて、お話していきます。

仕事術、手帳術、時間管理術、いろいろな手法はあれど
「続かなければ意味はない」ので、シンプルに行きます。

そして、毎日行うことこそ本領発揮ですが、
仕事術のための時間がとれなかったら、
バックアップタイムを設けます。

どうしても、どうしても自分のことに手が回らない日は、
お勤めの身ならありますもんね。

シンプル&フレキシブル、こんな感じの仕事術です。


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ストレス激減【仕事術】

失敗する?!仕事術

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ストレスを減らす仕事術…
思いつきも、やらねばいけない作業も、
予定も、不安材料も、とにかく全て、書き出す。
頭の中には、書いていないものを残しません。全部書きます。

この後ルールに従って交通整理をしていくと、
あ!あれ忘れた!が無くなって、とにかく安心します。
ストレス度がぜんぜん変わってくるのを、
まず味わえます。

嗚呼、だけど、それなのに。
わかってはいても、この「書く」という作業は結構、
習慣になるまでが大変です。


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ストレス激減【仕事術】

仕事術・まずは書き出す

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どんな仕事術にもよくある記述ですけれど、
「なんでもすぐ紙に書く」についてのお話です。

紙に書かずに覚えているのって、脳みそにはけっこうな重労働なんです。

たいていは本当に必要なことは、全て覚えているわけです。
また、事柄というのは、芋づる的にいろんなものがつながっているので
けっこうたくさん、無意識に覚えていられるものなんです。

だからこそ私たちは
書かずに覚えておけばいいやと思うのですが…。


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ストレス激減【仕事術】

考え方と、やり方と。

はじめまして。管理人の椎野です。

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仕事術・手帳術・仕事を効率的にさばいていくアイディアって、
さまざまな手法がありますよね。

どんどん新しい本は出てくるし、
ブームが起きては去っていく(マイブーム含め)。

でも、あまりの数に、どれを選べばいいか迷っているうちに時間が過ぎていき、
本末転倒!なんていう事態だけは避けたいものです。


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