ストレス激減【情報整理】

メール整理術

こんにちは。管理人の椎野です。

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さて、今日はメールボックスの整理についてのお話です。

毎日、ものすごい分量のメールに辟易している方もいらっしゃるのでは
ないでしょうか。
どんどん受信トレーにいろいろたまっていくのは、
見ているだけでもストレスなんですよね。

イケナイ!忘れてた!を防ぐために、
私はこんな方法を実践しています。

仕事術実践・整理していく と似ていますが、一箇所に溜めたものを、
役割ごとに整理して振り分けてから、作業に入る…というやり方です。

【受信トレイ】→机の上に置く「書類受け」のように使います。
メールは、先方の都合でポンポンと投げ入れられる書類と同じ…
この受信トレイのメールは全て、ザックリ仕分けしてから作業します。

ワタシの仕分け方法を紹介します。

1−【要即返事】
返事がすぐに必要なメールを振り分けます(問い合わせ、クレームなど)

・時間を割いてでも、どんどん返事を書いていくべきフォルダーです。
・帰りには空っぽになっているのが理想です。
・作業が終わったら5−の【記録】フォルダに移動します。
調査や他方との調整などが必要で、
すぐに回答のメールが出来ない場合、
その旨を送り先に返答してから、
【作業中】フォルダーに移動します。

2−【作業中】
調査・調整が必要などの理由で、即返事ができないものをここに入れます。
しかし、即返事ができない場合も、
その旨は連絡しておくのがエチケットですから、
このフォルダーのメールには、全て返信済みのマークがついているものだけが入っているように気を付けます。

・調査・調整などの作業時間をとるように、
 ToDo リストやスケジュールに組み込んで作業していきます。
・作業が完了したら5−の【記録】フォルダに移動します。
・先方や他方と業務の連携があって返答を待っている場合、
 【待ち】のフォルダーへ

・一日の終わりには、
 この【作業中】のフォルダーをチェックして
 締め切りなどを確認するようにしたいものです。

3−【待ち】自分側のアクションは済んでいて、
相手の返事待ちのメールを振り分けます。

・頼んでいたのに忘れていた!を防ぐためです。
・作業が終わったら5−の【記録】フォルダに移動します。

4−【メーリングリスト】
プロジェクト業務などで、
メーリングリストを使っている場合はここに入れます。
一日の終わりには、とにかく全て既読であることを確認します。

・この中に自分のアクションが必要なメールがあれば、
【作業中】フォルダーや【要即返事】フォルダーに移しておきます。

5−【記録】保存しておけば良いメールを入れます。処理済みメール、発注履歴など。
案件別にサブフォルダーを作っても良いと思います。

6−【読み物・参考資料】メールマガジン、役に立ちそうなニュースレターなど。


この分類で、優先順位とするべき作業をはっきりさせるわけです。
メールマガジンなどは、便利な情報ですが、隙間時間や気分転換の時に
読めばいいや、と、優先順位を下げることで
多数のメールのプレッシャーから、少し開放されます。


ちなみに私は、ひどいときには6−の【読み物・参考資料】フォルダには、
常時、未読メルマガが200通くらい平気で入っていました。
諦めの境地…

メールソフトの操作が重くなりますので、
ご縁がなかったものとして、
50を超えた時点で、バッサリ捨てるようになり、

いや、もう読まないから解約しよう。と、スリム化に至っています。
キチンとするのがラクチンの始まりなんですね。


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